Wakil Menteri Dalam Negeri, Bima Arya Sugiarto, memberikan penjelasan tentang kegiatan retreat yang melibatkan lebih dari 500 kepala daerah. Acara ini berlangsung di Akademi Militer Magelang, Jawa Tengah, dari tanggal 21 hingga 28 Februari 2025. Berbeda dengan retreat sebelumnya yang diikuti oleh menteri Kabinet Merah Putih, para kepala daerah kali ini tidak akan didampingi ajudan pribadi. Menurut Bima, jumlah peserta yang mencapai 500 membuat pengaturan seperti itu tidak praktis.

Kegiatan fisik dalam agenda ini juga disesuaikan dengan kondisi para peserta. Berbeda dengan retreat menteri yang menekankan aktivitas luar ruangan seperti pendakian dan baris-berbaris, acara kali ini lebih banyak berfokus pada sesi kelas. Ini mempertimbangkan bahwa banyak peserta yang sudah senior dan membutuhkan penyesuaian yang lebih tepat. Selain itu, prosedur kedatangan peserta juga dirancang dengan cermat. Para kepala daerah akan tiba di Rindam Magelang pukul 14.00 WIB, kemudian dipindahkan ke Wisma Sumbing untuk persiapan awal.

Pada saat kedatangan, setiap kepala daerah akan diberikan gelang sebagai indikator kondisi kesehatan mereka. Gelang hijau menandakan peserta yang sehat dan fit, sedangkan gelang kuning digunakan untuk mereka yang perlu observasi. Gelang merah diberikan kepada peserta yang memerlukan perhatian khusus karena kondisi kesehatannya. Pendekatan ini menunjukkan komitmen pemerintah untuk memastikan semua peserta dapat mengikuti kegiatan dengan optimal. Dengan demikian, kegiatan ini bukan hanya menjadi momen refleksi dan pembelajaran, tetapi juga mengedepankan aspek kesehatan dan keselamatan setiap individu yang terlibat.